'Een geowebservice bouwen op Google
is heel erg gemakkelijk'

De gemeente Nijmegen doet mee aan het ICTU-project Vergunningen op Internet. Voor een burger betekent dit, dat hij ziet waarvoor vergunning is gevraagd door een markering aan te klikken op de stadsplattegrond. Nog aardiger is, dat dat ook op een scherp Google-beeld kan of een hybride variant: Google met stratenkaart eronder. 'Leuk' is dan ook de meest gebezigde term in Nijmegen. De webservice gaat deze herfst on-line.

Het bureau Geo-Informatie heeft de afgelopen tijd zijn waarde moeten bewijzen in Nijmegen en dat is goed gelukt. "Er is erkend dat geo een specialisme is, nog lang niet zo generiek dat je het overal kunt neerzetten. We zitten in de afdeling informatievoorziening, samen met de buro's documentaire informatie, generiek applicatiebeheer en Informatie architectuur."
Ing. Paul H.J. Geurts, Informatie architect met vier geo-collega's, kan dan ook terugkijken op een aantal inspirerende locatiegerelateerde projecten: milieu- en bouwvergunningen en een bouwarchief op internet, maar ook een nieuwe site voor bodeminformatie als gevolg van de Europese Arhuus-richtlijn. En dan komen nog alle geogerelateerde verplichte basisregistraties eraan.
Het is niet alleen onder invloed van allerhande wettelijke druk dat er nieuwe producten en diensten ontstaan. "Dienstverlening staat hier bovenaan de prioriteitenlijst", verklaart Ingrid Ensing, bureauhoofd Bouwen & Wonen in een stad met 160.000 inwoners en een bestuur van linkse signatuur. "Je mag hier pionieren en dat geeft lol in je werk. Een rood college heeft toch zijn effect op de progressiviteit van ambtenaren. En hier komt ook veel budget vrij voor activiteiten, die nut en noodzaak op een aangename manier voor burgers en bedrijven verenigen."

Elke dag scannen
Het is ook die visie op dienstverlening en de rol van een moderne gemeente die ertoe heeft geleid dat Nijmegen een van de spitsgemeenten is voor het ICTU / EGEM-project 'Vergunningen op internet'. Dat draait om ontsluiting van digitale archieven en publicaties (zie kader). Het betreft vergunningengerelateerde informatie van de afdelingen Bouwen & Wonen en Milieu. "Normaal moet je aan de balie documenten lijfelijk inzien om al dan niet bezwaar te kunnen maken. Dat kan voortaan gewoon via internet. De voorziening gaat een dezer dagen live", licht Geurts toe. De informatie is breed van aard: alle documenten die horen bij de aanvraag. Niet alleen de aanvraag van burger of bedrijf zelf, ook de bouwtekeningen en de uiteindelijke vergunning of weigering.
Dat is allemaal niet zomaar digitaal beschikbaar; het scanwerk is cruciaal. Ensing loopt het digitale dossier langs. "Neem een bouwvergunning. Als een vraag bij ons binnenkomt, wordt hij ingescand - aanvraag plus tekeningen. Op het moment van vergunningverlening worden de tekeningen, de constructieberekeningen, de aanvraag en beschikking zelf opnieuw gescand. Tijdens en na de bouw gaat een inspecteur van bouw- en woningtoezicht naar de locatie; de gereedmelding van de bouw wordt ingescand en is ook op internet in te zien. De interne verslagen en documenten worden wel ingescand, maar worden niet op internet geplaatst; deze documenten zijn alleen intern digitaal beschikbaar. Na oplevering worden ook de eventuele revisietekeningen gescand. Het scannen gebeurt min of meer in eigen huis; Océ beheert de copyshop in het gemeentehuis. Dat is gemakkelijk; zo kan de output dagelijks met de interne post mee. De scanfirma weet volgens coderingen of alleen bepaalde stukken gescand hoeven te worden of dat alles moet worden gedaan. Het is immers een dure aangelegenheid als je telkens alles laat scannen, terwijl veel documenten gedurende het vergunningenproces nog gaan veranderen." Hierna worden alle ingescande stukken om juridische redenen toch nog fysiek opgeborgen.
Drie maanden na gereedmelding gaan de digitale documenten over naar het digitale bouwarchief. "Vijfduizend hits per maand hebben we op het digitale bouwarchief. Makelaars gebruiken het als gadget in hun verkoopproces en plukken de bouwtekeningen ervan af. Ook architecten doen dat bij verbouwingen."
In het bouwarchief op het Nijmeegse web kunnen mensen nazoeken of iets dat in de buurt wordt gebouwd legaal of illegaal is. Ook een groot voordeel is: mensen hebben opeens bouwtekeningen van hun eigen huis, terwijl ze die vaak niet hadden. Als ze een dakkapel erbij willen bouwen, dan gebruiken ze gewoon zo'n oorspronkelijke tekening en zetten daar de dakkapel bij op en dienen die in. Het bouwarchief betreft de huidige gebouwde stad; gesloopte panden zitten in het papieren archief.
"Het digitale bouwarchief heeft veel positieve reactie opgeleverd", ervaart het bureauhoofd Bouwen & Wonen. Voorheen moest men naar het stadhuis komen en betalen voor alleen inzage en voor een kopie van een document. "Men moest daarvoor ook eerst een afspraak maken en dat duurde gemiddeld twee weken. Nu kan iedereen er meteen bij en de balie kon worden opgeheven."

Voortschrijdend inzicht
Een gescheiden bouwarchief- en vergunningen-website was niet wat de ICTU voor ogen stond. In het door hen gesubsidieerde project zou in één keer alles te zien moeten zijn wat er vanaf een bepaalde datum is verleend. De ICTU bouwt daarom op de eigen site een voorziening, waarmee per gemeente op datum naar vergunningen kan worden gezocht. Nijmegen faciliteert dit uiteraard.
"Dat datumgegeven zit bij ons nu in de metadata", vertelt Geurts. "We hebben een webservice aangeboden aan de ICTU; als ze de data nodig hebben, halen ze het maar op. Veel efficiënter voor beide. Als wij een mutatie hebben, gaat die naar de centrale database en daar tapt de webservice na drie dagen ook uit. De termijn van drie dagen is gekozen, omdat er hier natuurlijk wel eens fouten worden gemaakt. Als die meteen naar buiten gaan, wordt het probleem niet kleiner. Nu kunnen we het nog eerst intern opmerken en herstellen voor het gepubliceerd wordt. Het is een lopend proces, er wordt dagelijks aangevuld."
'Vergunningen op internet' is een webservice, waarvoor het idee uit 2005 stamt. Samen met de gemeente Arnhem is dit voorjaar een functioneel ontwerp gemaakt. "Dat is ook naar de ICTU gegaan en kan door ander gemeenten gebruikt worden. Daarna zijn de wegen gescheiden, omdat we andere applicaties en technieken hebben." Arnhem ging zelf aan de slag, Nijmegen nam Vicrea in de arm.
Er is geen technisch ontwerp gemaakt. In een aantal sessies zijn opdrachtgever en -nemer via functioneel ontwerp en prototyping tot resultaat gekomen. "Het geeft veel ruimte in het proces. Bij gebrek aan een technisch ontwerp kun je bij dit soort nieuwe zaken ook het voortschrijdende inzicht benutten. Anders prik je elkaar maar vast op wat je voorafgaand hebt bedacht", vindt Paul Geurts. Zijn collega lacht. "We zijn een beetje Bourgondisch. Samen de zaken uitvinden en uitbouwen en postuum een technisch ontwerp maken! Je hoeft het ook niet te laten goedkeuren, want het is er niet."
Het gebruik van de Google kaartservice vergde een moeilijke beslissing tijdens het bouwproces. Nijmegen heeft namelijk al jarenlang Intergraph's WebMap in huis. Daar moest de nieuwe service ook op aansluiten, vond men in het begin. Maar toen dat relatief veel tijd bleek te gaan kosten, kwam Vicrea met de Google Maps-oplossing. Geurts: "Dat is wat ik bedoel met voortschrijdend inzicht. We wilden quick en dirty wat opleveren en daarna de basismodule van Intergraph eronder hangen. Maar dit quick en dirty werd steeds meer het echte."
"Het was lastig om zelf uit te vogelen hoe je om kunt gaan met webservices. We willen services ontwikkelen die generiek zijn, dus ook voor andere projecten te gebruiken. Zoek huisnummer binnen straal-webservice bijvoorbeeld. Zo'n stap in het diepe is leuk, maar omdat we zonder voorafgaand beleid met webservices gingen werken, is het, zeker in de verhouding tot het management, heel prettig dát het ook werkelijk werkt."
Data- en systeemtechnisch vereiste het project geen nachtwerk. "Het is door Vicrea gebouwd. Ondertussen kunnen we het zelf ook. Een aantal ontwikkelaars in Nijmegen was zeer enthousiast en heeft nu al wat kleine componenten gemaakt. Het is gewoon ontzettend gemakkelijk: de API [application programming interface, red.] is heel goed beschreven en geeft veel ruimte. Er is heel veel documentatie over te vinden. De basis ervan zit goed in elkaar. Een beetje programmeur kan in één dag een Google Maps-applicatie maken."
"Erg leuk is ook dat, nu we life gaan, er luchtfoto's van Nederland onderzitten [Aerodata levert Google heel Nederland op 50 cm resolutie aan, red.]. Daar hebben we geluk mee. Toen we net begonnen, waren er allen die wazige satellietbeelden. Daarvan hadden we besloten: zet die maar uit, daar heb je niks aan."

Investeringen
Qua hard- en software vinden Geurts en Ensing dat er niet veel investeringen nodig waren. Het kwam goed uit, dat de eerste verkenningen waren opgestart voor een datawarehouse-architectuur. Toen het Vergunningenservice-traject verder gevorderd was, zijn ze met die theorie gestopt om meteen tot praktisch handelen over te gaan. "We zeiden: 'We gaan het gewoon doen. Hier is een concrete vraag en daar hoort een datawarehouse bij."
De gescande documenten worden naar het datawarehouse geupload zonder iets aan de data te veranderen. De daaruit voortspruitende webservices zijn goed te vergelijken met datamarts: specifieke subsets die voor een bepaald doel of publiek toegankelijk zijn. Geurts: "We moesten alleen voor de ICTU een aantal velden voor metadata toevoegen. De bronsystemen zijn nu zo aangepast, dat ze die bij de bron in kunnen vullen. Het gaat om het workflowsysteem en het systeem dat de inhoud van het bouwarchief bepaalt." Qua hardware zijn de kosten beperkt gebleven tot een nieuwe server, die, als tot een datawarehouse was besloten, er toch wel gekomen zou zijn.
De kosten vindt het tweetal dan ook wel meevallen. "Energie kost het genoeg; onze eigen uren vormen de hoogste kostenpost." Het functioneel ontwerp kostte Nijmegen en Arnhem samen 15.000 euro. Het eenmalig bouwen van de vergunningenapplicatie voor Nijmegen vereiste ongeveer120.000 euro, inclusief aanpassing van de backofficesystemen en de ICTU-webservice. Van de ICTU zal na goedkeuring een financiële bijdrage van 20.000 euro worden verkregen. Wat wel een telkens terugkomende kostenpost is, is het dagelijks scannen. "Op jaarbasis is dat een aardige bak met geld, want in Nijmegen gaat het om 1.100 bouwaanvragen. Ook hebben we extra capaciteit in huis gehaald om de papieren dossiers te controleren en te schonen voordat ze gescand worden. Je moet die dossiers op een bepaalde manier aanleveren."
Er is op kleine schaal getest wat mensen ervan vinden, op kantoor en privé. "Vooral ouderen met weinig pc-ervaring zijn goede proefpersonen. Snap je wat je kunt vinden en hoe je moet zoeken? Het moet zo simpel mogelijk zijn. We hebben het zoekscherm aangepast op basis van de gesprekken. De hiërarchie van de zoekstappen moet helder zijn. Bij 'Zoeken direct op kaart' staat nu ook een kaartje als button, zodat mensen visueel geholpen worden. Ook het aanvinken van hetzij milieu- of bouwvergunningen werkt beter dan een scrollmenu."
Op de kaart van Google Maps kun je doorklikken op 'satellite' en 'hybride'; een gewone burger kan zich bij die termen op voorhand toch niets voorstellen? "Klopt, zegt Geurts, "maar dat is dan ook voor de liefhebber. In principe kun je alles doen via de stadsplattegrond. Die andere twee krijg je cadeau bij Google." Voor digibeten is er in de Stadswinkel een ruimte waar medewerkers van de gemeente mensen helpen om de pc te gebruiken voor opzoekwerkzaamheden. Dat geldt voornamelijk voor het zoeken in het digitale bouwarchief, omdat die documenten alleen nog maar digitaal in te zien zijn. De documenten die digitaal getoond worden via Vergunningen op internet blijven vooralsnog echter ook in papieren vorm in te zien bij de Stadswinkel.

E-mail service
Er zijn veel ideeën over hoe de geowebservices uit te breiden. Vooruitlopend daarop is dan ook gekozen om de applicatie Procedures online te noemen, omdat de informatieverstrekking niet alleen beperkt zal worden tot vergunningen. "Zo onderzoeken we of we er wegafsluitingen op kunnen zetten. We kunnen het bijvoorbeeld nog aanvullen met rooivergunningen. Er zijn al concrete plannen om er in 2007 ook digitale bestemmingsplannen aan te koppelen, maar met DURP zijn we nog niet ver. We kijken ook of we het op termijn zouden kunnen uitbreiden met e-mail. Daarop kan de burger een abonnement nemen. Als er dan iets in zijn directe omgeving - een straal van 500 meter - verandert, krijgt hij persoonlijk via e-mail een signaal. Dat kan van alles zijn: van wegomlegging en kapvergunning tot bouwaanvraag, zolang het maar een onderwerp is dat is gekoppeld aan de applicatie. Dus het zal de burger veel gaan opleveren. Of het ons veel kostenbesparing oplevert, is de vraag; het verstrekken van informatie kan ook tot meer werk leiden. We laten zien dat je bezwaar kan maken en hoe je dat dan doet. Ik verwacht eerst een hype, na drie maanden zal het niet veel meer verschillen met de analoge wereld. Wij leveren er geen kant-en-klaar bezwaarschrift bij aan; ervaringen elders geven aan dat dát een stap te ver is."
Ook wordt naar mogelijke synergie met de aanstaande basisregistraties gekeken. Nijmegen is bezig met de inrichting van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen en bekijkt nu opnieuw de gehele workflow die daarmee samenhangt. In die werkstroom zit natuurlijk ook de bouwvergunning voor nieuwe woningen. De afdeling Belastingen wil eigenlijk een maand na een bouwvergunning weten wat het adres is, zodat ze een dossier kunnen gaan aanleggen. Nu duurt dat een half jaar. Men onderzoekt of de formele huisnummeraanduiding in tijd naar voren gehaald kan worden. Ensing: "Let wel: het gaat om panden die nog niet zijn gebouwd. Op het moment dat een huisnummer wordt toegekend, gaat dat bijvoorbeeld ook naar de PTT. Je moet oppassen dat je aan de ene kant niet een probleem oplost en aan de andere kant erbij maakt. Dan kunnen we containers in het zand zetten voor de onvermijdelijke direct mail."
De vergunning-onderleggers zijn nu extern snel beschikbaar, maar hoe zit het intern? "Ook intern kan dit iets leuks opleveren", oordeelt Ingrid Ensing. "Een burger moet hier namelijk een bouwaanvraag in zesvoud indienen; voor brandweer, milieu, WOZ et cetera. Het workflowsysteem van Bouwen & Wonen stuurt elke dag een mailtje naar de betrokken ambtenaar: die en die bouwaanvraag is binnen gekomen. Nu heeft men de papieren tekening pas na vier dagen beschikbaar, maar straks kunnen ze het hele pakket bijna meteen inzien. Immers, alle relevante documenten worden direct bij binnenkomst gescand. Nu zijn we dus aan het kijken of het mogelijk is de aanvraag alleen digitaal naar iedereen door te sturen. De burger zou dan straks de aanvraag slechts in enkelvoud in hoeven te dienen."
"De afdeling Milieu staat ondertussen al absoluut positief tegenover digitale service. Hun webatlas rond bodeminformatie leidt tot 1000 hits per maand. In de korte tijd dat deze Arhuus-site nu draait, is bij Milieu een mindshift op gang gekomen. In plaats van zeer terughoudend te zijn met informatie over bodemverontreiniging wil men nu dat er zoveel mogelijk on line komt, omdat de mensen moeten weten wat er aan de hand is."
Ensing en Geurts houden er rekening mee dat een aantal collegae alles liever vanaf papier doet. "We zullen wel zorgen dat er overal plotters zijn." En na een korte stilte: "Het is een cultuuromslag: van analoog naar digitaal, ophouden met uit te printen. Ook onderdeel van de cultuuromslag is het idee dat je het voor de burger doet. Klinkt flauw, maar men is met zijn eigen werk bezig. Dat de burger je werk is, moet her en der nog werkelijk doorvoeld worden. Externe transparantie van processen en informatie versnelt dat."

Frédérique van Berkel-Coumans

Reacties naar fvanberkel@vbb.nl

[kader]
Publicatie Vergunningen op internet
De doelstelling van het project 'Publicatie Vergunningen op internet' is om, in samenwerking met deelnemende organisaties, een publicatiestandaard en standaardmethode te ontwikkelen en in de praktijk te testen in spitsprojecten. Met andere woorden: alle verstrekte vergunningen tijdig via internet beschikbaar en raadpleegbaar maken op websites van de deelnemend organisaties.
Het project is in december 2007 klaar. De eerste resultaten van de voorhoedegemeenten worden in mei 2006 verwacht. Den Bosch heeft inmiddels de resultaten van haar project opgeleverd. Deelnemers zijn: Amstelveen, Apeldoorn, Arnhem, Den Bosch, Dordrecht, Eindhoven, Voorst, Hoorn, Enschede.